Kan arbeidsgiver kreve tilbakebetaling av lønn?

Hei!

Jeg er leder i et mellomstort firma som i løpet av 2017 betalte ut for mye lønn til fire av våre ansatte. Sannsynligvis skyldes feilen at en av de ansatte i lønnsavdelingen tok feil om hvor mye overtidsbetaling de aktuelle medarbeiderne hadde krav på. Vi rydder nå opp i situasjonen, og jeg lurer på om de ansatte egentlig er forpliktet til å betale pengene tilbake.

Feilutbetalinger av lønn er dessverre en velkjent problemstilling som ofte setter sterke følelser i sving hos dem det gjelder. På generelt grunnlag har du som arbeidsgiver flere mulige grunnlag for å kreve pengene tilbakebetalt.

Arbeidsavtalen
Et første mulig grunnlag for tilbakebetaling er arbeidsavtalen. Dersom avtalen inneholder en klausul om at for mye utbetalt lønn skal betales tilbake når feilen oppdages, vil arbeidstakeren være forpliktet til dette.

Hvorvidt arbeidstakeren må betale pengene tilbake, må vurderes ut fra en tolkning av arbeidsavtalen. Når det gjelder ditt tilfelle, er det vanskelig å uttale seg konkret uten å ha sett avtaledokumentene. Dersom du er usikker på om arbeidsavtalene gir grunnlag for å kreve tilbakebetaling, kan en advokat hjelpe deg med å vurdere dette.

Ulovfestede regler om tilbakebetaling
Alternativt kan kravet om tilbakebetaling baseres på ulovfestede regler om tilbakebetaling av pengekrav. Disse reglene er utviklet i rettspraksis, og legger opp til en helhetsvurdering hvor spørsmålet er om tilbakebetaling vil være rimelig i det enkelte tilfellet. Dette er i praksis det viktigste grunnlaget for å kreve tilbakebetaling.

I vurderingen vil en rekke momenter være relevante. Blant annet legges det vekt på hvem som er ansvarlig for feilen, om mottakeren burde forstått at det skjedde en feilbetaling og hvor lang tid det går før feilen blir oppdaget.

Ettersom hvert enkelt tilfelle må bedømmes konkret, er det vanskelig å vurdere om dine ansatte er forpliktet til å betale pengene tilbake. Men dersom feilbetalingene skyldes et forhold som dere er ansvarlig for, for eksempel at lønnsavdelingen har misforstått hvor mye overtid hver ansatt skulle ha, vil dette være et argument i favør av at de ansatte ikke er forpliktet. Samtidig er dette argumentet neppe avgjørende i seg selv, og her må det undersøkes om de ansatte forstod eller burde forstått at det hadde skjedd en feil.

Foreldelse
Krav på tilbakebetaling av lønn er et pengekrav som foreldes etter reglene i foreldelsesloven. Det betyr at kravet til slutt faller bort, med den konsekvens at arbeidstakeren ikke lenger er forpliktet til å betale pengene tilbake. Den alminnelige foreldelsesfristen er på 3 år, men fristen kan i visse tilfeller være lengre enn dette. For eksempel kan fristen forlenges dersom kreditor hverken hadde eller burde hatt nok informasjon for å kreve pengene tilbake.

Du skriver at feilbetalingene skjedde i løpet av 2017. Med andre ord ligger kravet godt innenfor den alminnelige foreldelsesfristen på tre år, og kravene vil derfor ikke være foreldet.