Utenlandsstasjonering: Må ha rett person på rett plass også i utlandet

David Guttormsen er forsker ved Institutt for kommunikasjon og kultur ved Handelshøyskolen BI, men er for tiden tilknyttet Waseda Universitetet i Tokyo i forbindelse med et feltarbeid i Øst-Asia. Guttormsen forsker på internasjonal HR og da særlig på arbeidstakere som for kortere eller lengre tid jobber utenlands, såkalte expats.

Hva er de viktigste faktorene for at en utestasjonering skal bli vellykket?

- Mange av faktorene kan relateres til utrykket «rett person, på rett sted, til rett tid». For eksempel om medarbeideren har de rette egenskapene, kunnskapen og erfaringene til å tilpasse seg effektivt til sin nye jobbrolle i en ulik organisatorisk setting, og til å bo og fungere sosialisert i en annen kultur og lokalsamfunn.

Det er også svært viktig å avklare at organisasjonens mål med utestasjoneringen samsvarer med hva den ansatte ønsker å få ut av oppholdet både jobb, for familien og personlig, påpeker han.

Hele familien må trives

For en medfølgende partner kan utenlandsoppholdet være en flott mulighet til å realisere drømmer og bruke tid på interesser man ellers ikke har hatt tid til å prioritere. Men familieforhold kan også være en akilleshæl ved utestasjonering. God og meningsfull integrering av familien er svært viktig for å oppnå en suksessfull utestasjonering, påpeker Guttormsen.

- Partner og familie som er med på flyttelasset opplever ofte større omveltninger enn den ansatte. Jeg er overrasket over hvor lite kontakt det er mellom mange selskaper og expat-partneren med tanke på den enorme viktigheten sistnevnte har. Her er det mye forbedringspotensiale, fastslår han.

Eventuelle konflikter i familien følger med på flyttelasset. De blir ikke enklere å løse i et annet land. I tillegg møter man utfordringer man trolig ikke hadde tenkt på.

- Ofte skal det lite til før oppholdet utvikler seg i feil retning vis a vis praktiske aspekter. Et eksempel kan være en familie som velger å flytte til en bydel som virker hyggelig, men ender opp med å føle seg isolert fordi det ikke bor andre expats i området og barna ikke finner lekekamerater i den lokale parken.

- Det å flytte utenlands kan ofte være tøffest for barna, men mange familier rapporterer også at det er nettopp barna som kommer seg best inn i ting etter en røff start, spesielt på skolen. Men det tar gjerne et halvt år før de føler at de passer inn. Derfor er det viktig å ha gode diskusjoner med barn og ungdom om hva de kan forvente seg.

Når medfølgende partner er en mann

De fleste medfølgende ektefeller er kvinner. Derfor kan medfølgende menn ha større utfordringer med å finne seg til rette i expat-miljøet med hensyn til aktiviteter og sosialt nettverk. Men den største omveltningen er ofte forbundet med identitet, mener Guttormsen.

- De mister sin profesjonelle identitet og de kan også miste sin sosiale identitet. Dette kan i særlig grad skje i mannsdominerte land hvor menn som ikke bringer inn inntekten til familien blir sett ned på og oppfattet som svake.

- Dette er et godt eksempel på behovet for psykologisk forberedelser før man drar ut. Man må forsøke å tenke gjennom egne reaksjoner på scenarioer som man kanskje ikke hadde tenkt på som en opplagt problemstilling

Viktig å være psykisk forberedt

Det er noe helt annet å bo i et land enn å feriere der. Over tid kan det være slitsomt å fungere i et land uten å beherske det lokale språket og skulle hanskes med et byråkrati man ikke kjenner. Det er en fordel å være mentalt forberedt på dette, men de viktige psykologiske forberedelsene blir ofte undervurdert.

- Det kan dreie seg om å tenke gjennom hvordan man, gitt sin personlighet, sosiale preferanser og kulturell bakgrunn vil reagere på ulike scenarioer. Takler jeg fuktigheten i Singapore? Klarer jeg som kvinne å bo i et sterkt mannsdominert samfunn? Hva gjør man egentlig for å skaffe seg et nytt nettverk av venner og orker jeg å prøve? Hvordan vil mine barn reagere på å samhandle med flere ulike kulturer og språk på den internasjonale skolen? Arbeidsgivere bør legge til rette for dette gjennom mentorordninger eller forberedelseskurs.

Kulturkurs bør være spesifikke

En del arbeidsgivere tilbyr kulturkurs til ansatte som skal reise ut. Disse blir ofte for generelle, mener Guttormsen.

- Jeg anbefaler sterkt at selskaper investerer i mer utfordrende kulturkurs. De fleste expats ønsker mer kontekstspesifikk og lokal kulturforståelse. De ønsker å forstå mer om hvorfor ulike personer handler og tenker som de gjør og hvordan man kan løse kulturelle problemstillinger på jobb.

Vi forstår andre kulturer gjennom vår egen, påpeker han.

- Derfor er det viktig å tenke gjennom: Hva er egentlig min norske kultur? Og hvorfor oppfatter jeg den andre kulturen på den måten jeg gjør? For eksempel; det at nordmenn reagerer så raskt på rigide hierarkier i andre kulturer, som for eksempel Sør-Korea, er fordi vi er vant med å ikke ha dem i egen kultur. Vi ser derfor dette aspektet raskere i den andre kulturen.

Viktig med kryss-kulturell kunnskap

Vanskeligheter med å takle en annerledes lokal kultur og et samfunn med andre normer og verdier enn det man er vant med hjemme, er en viktig årsak til at utenlandsoppholdet ikke fungerer.

- Hvis en expat ikke presterer i jobben kan det skyldes manglende kryss-kulturell kunnskap. For eksempel: Hvordan viser man styrke i forhandlinger, hvordan samhandler man som leder i relasjon til ansatte, hva er akseptabel humor, hvordan motiverer man andre, hvor går grensene for privat og sosialt liv? Listen er lang og nettopp derfor er det viktig å tilby avanserte kulturkurs både før og i løpet av utestasjoneringen. Det vil si kulturkurs som fokuserer på meningen bak våre handlinger og tankemønstre, hvordan våre nasjonale, kulturelle og profesjonelle identiteter utspiller seg i møte med andre kulturer og hvorfor vi gjør som vi gjør.

- Vi har for eksempel vår norske forståelse av hva som er «sunn fornuft», mens andre kulturer har sin egen forståelse av dette.

Når den norske lederstilen ikke passer

Mange expats har lederansvar når de reiser ut. Det kan være en utfordring å lede medarbeidere i andre kulturer som man ikke kjenner så godt.

- Det er mye å være stolt over med den norske stilen, men vi må ikke glemme at det er relatert til at vi hovedsakelig leder andre nordmenn og at den utspiller seg i et norsk samfunn hvor majoriteten er kulturelt likesinnede personer.

- Norske ledere viser tillit og respekt ved å ta imot innspill fra kollegaer, tilrettelegger for åpenhet, være direkte i sin kommunikasjon, akseptere at andre ansatte sier imot sjefen og ved å gi medarbeidere autonomi. Men når vi leder personer som har blitt oppdratt til at taushet er gull, er redde for å miste ansikt og skyr konflikter, som er vant med å bli instruert og at man absolutt ikke sier imot sjefen – ja da er det jo ikke så rart at reaksjonen man kan høre blant lokalt ansatte er «hvorfor spør han om min mening, vet han det ikke selv? Er han ikke kompetent?» og lignende.

- Det tar tid å bygge opp den tilliten som er nødvendig for at lokalt ansatte skal stole på deg og din lederstil.

Tilpasset i hva?

Mange expats bor i vestlige moderne områder, jobber i en fin del av sentrum og sosialiserer mest med andre expats.

- Det er ikke noe feil i det, men jeg oppfordrer selskaper til å reflektere over hva man får og ikke får. En slik expat vil kanskje ha økt sitt internasjonale nettverk betraktelig, men har ikke nødvendigvis opparbeidet bedre kunnskap til lokal kultur, markedsforhold og språk.

- I land hvor man har et sterkt expat-miljø så forsterkes ofte disse tendensene. Det er ikke uvanlig å snakke med expats som har bodd i Hong Kong i 5 år og de eneste lokale de har vekslet noen ord med er en sekretær, i beste fall, og kanskje en hushjelp og drosjesjåfører.

- Expats befinner seg ofte i de høyere sosiale segmentene. Hvor mye lærer man da egentlig om kundegrupper og –preferanser til den jevne brasilianer? Så når en expat utrykker at han eller hun føler seg meget bra tilpasset, så burde oppfølgingsspørsmålet være «tilpasset i hva?»

Gode opplevelser

I forbindelse med din forskning har du blant annet gjennomført dybdeintervjuer med nærmere 300 expats. Synes expats generelt at utenlandsoppholdet er en positiv erfaring?

- De fleste jeg har intervjuet er generelt positive. Det har ofte sammenheng med at de fleste er rett person for å dra ut og har ønsket det selv. I skandinaviske land er ofte utestasjonering forbundet med forfremmelse og prestisje, mens man oftere møter for eksempel amerikanere som har blitt sendt ut mot eget ønske og derfor føler at utenlandsoppholdet stagnerer deres karriereutvikling fordi de er geografisk lengre borte fra maktsenteret ved hovedkontoret.

Viktig med oppfølgingssamtaler

Arbeidsgivere bør ha dyptgående jobbsamtaler med sine expats, mener David Guttormsen.

- De fleste organisasjoner utfører såkalte sluttsamtaler når man forlater jobben eller selskapet, men man burde kanskje i enda større grad fokusere på «stay interviews» slik at man skaper felles forståelse for hvilke faktorer som gjør at man ønsker å fortsette utestasjoneringen og hvorfor man føler at man lykkes eller mislykkes.

Ikke alle passer til alt

Konteksten for utestasjoneringen er også viktig, påpeker David Guttormsen.

- Noen fungerer kanskje meget bra med å bo i Kuala Lumpur, som er en forholdsvis moderne asiatisk hovedstad med mange vestlige impulser og hvor engelsk er meget utbredt. Men det er ikke sikkert at de vil fungere i byen Yangon i nabolandet Myanmar som kan karakteriseres som et utviklingsland. For de fleste er det nok også enklere å klare seg i store expat-hot spots som Singapore og Hong Kong enn hvis man er en av de få utlendingene i Cambodia eller Uganda.

- En kartlegging av de ansattes talenter, evner, egenskaper og preferanser for hvilke destinasjoner man er villige til å flytte til burde samles i sterkere grad internt i selskaper. Dette er nok spesielt en fordel for selskaper som ønsker å sikre at spennende talenter og de med utvekslingspotensial ikke blir oversett i en voksende og stor global organisasjon.

Er de godt nok forberedt?

Opplever expats generelt at de blir godt nok forberedt før de reiser ut på utenlandsoppdrag?

- Det kan virke som at en ganske stor overvekt av selskapene overfokuserer på det praktiske som visum, hus og bil. At dette fungerer er jo essensielt, men det blir skjevt hvis ikke relevant kryss-kulturell trening og mentale forberedelser også blir lagt til rette for.

Problematisk repatriering

Hjemsendelsesfasen er også en del av utestasjoneringssyklusen. Er det mange som opplever det som vanskelig å flytte tilbake til Norge etter at de har vært utestasjonert?

- Mange selskaper strever med dette og det er nok den delen flest selskaper har foretatt minst planlegging på. Det er også en vanskelig fase fordi jo høyere stilling man har i selskapet, jo færre jobber finnes det. Expats forventer ofte en form for opprykk eller promotering fordi man har opparbeidet seg ny og forbedret kunnskap, erfaringer og lokalkunnskap. Man har ofte vokst som person gjennom internasjonale og interkulturell interaksjon. Men kontoret hjemme har ikke gått gjennom den reisen. For dem er Mona eller Per som reiste ut for fem år siden, de samme som er tilbake på kontoret. Da ender det kanskje med at de sier takk for seg og heller tar en bedre betalt jobb i en annen virksomhet.

Noen har også litt problemer med å tilpasse seg livet i Norge igjen, forteller Guttormsen.

- Kanskje har man blitt for godt vant med å ha hushjelp og sjåfør og folk som bukker for deg på restauranter. Så er man tilbake i Norge, spiser matpakken til lunsj og tar lokalbussen hjem fra jobb. Og så glemmer vi noen ganger vi er ikke verdens navle. Har man blitt vant med livet i storbyer som Tokyo, Singapore og Rio de Janeiro, ja da kan fort også Oslo føles som et par mindre bydeler.

Og til slutt: Husk det viktige førsteinntrykket

Førsteinntrykket har mye å si både i møte med mennesker og fremmede land og kulturer. Husk derfor på at praktiske ting kan være alfa og omega for å oppnå et godt førsteinntrykk og gjøre starten mye enklere for den utestasjonerte. Men igjen; en viktig del av forberedelsene er å forberede seg på at det som ikke skal skje, det skjer.

- Et godt eksempel er en kvinnelig expat som ble sendt til et afrikansk land. Et fullt møblert hus skulle stå klart ved ankomst. Det lokale HR-kontoret bekreftet at huset var «fully equipped». Sliten og trøtt etter en lang flyreise kom hun fram til huset sent på kvelden og oppdaget at det var ingen møbler der. «Equipped» på engelsk brukes til servise, bestikk og liknende. «Furnished» betyr at det er møblert. Hun hadde utstyret hun trengte for å lage en tre-retters middag til 12 gjester, men ingen seng å sove i. Den første natten sov hun på en avis på gulvet.