Artikkelen er skrevet av Martin Jonassen som er HR ekspert og fast spaltist i Personal og ledelse.
Artikkelen er skrevet av Martin Jonassen som er HR ekspert og fast spaltist i Personal og ledelse.

Nytt lokk på gammel teknologi

Det har kommet et nytt moteord til HR-verden - erfaringsbaserte systemer. Hensikten med dagens HR-systemer er å hjelpe oss med å drive medarbeiderutvikling, ikke bare administrasjon. Men nå vil vi ikke bare ha god prosesstøtte lenger, vi vil ha erfaringsstyrte HR-systemer som tilpasser seg og «lærer» hva ansatt og leder trenger.

Publisert

Dagens marked for HR-systemer er i stor endring. Både vokser selve markedet hurtig fordi bedriftenes etterspørsel etter teknologiske løsninger øker for hvert år som går, og fordi systemene selv er i en fase hvor det skjer mye nyutvikling.

Systemene endrer seg nå på en annen måte enn før, og flere og flere leverandører har begynt å legge «intelligente» lag eller sluttbrukergrensesnitt oppå sine gamle systemer for å gi oss erfaringsbaserte løsninger.

Kjernen er den samme

Vi finner dem uansett om vi snakker om læringsplattformen, rekrutteringssystemet, HR-chatbot’en, turnusplanleggeren eller lønnsreguleringsprosessen. På så godt som alle de modulene vi bruker innen HR finnes det nå en eller flere leverandører som i større eller mindre grad har lagt på et slikt erfaringsbasert grensesnitt.

De store internasjonale aktørene har altså nå én etter én revidert sine brukergrensesnitt for å møte våre krav. Men de aller fleste av dem har gjort det uten å endre kjernen i systemet. For under det hele ligger det som regel en gammel datamodell og en teknologi som går så langt som 15-20 år tilbake i tid.

Det mangler noe

Når vi kjøper HR-system vil vi ha stabile, velprøvde løsninger som gir oss trygghet, for man tuller ikke med lønn og HR. Men samtidig ønsker vi oss også noe innovativt, automatisert og fremtidsrettet. Og mange av oss ender med å kjøpe nye systemer uten at vi blir fornøyde etterpå. Det kan være vanskelig å sette fingeren på hvorfor du føler at løsningen ikke er så nyvinnende som det pene skjermbildet skulle tilsi, men du skal ikke se bort fra at det er forårsaket av en gammel, begrensende teknologi i bunnen. Vi kommer bare nesten i mål.

Et eksempel er behovet vårt for mobile løsninger. Vi tenker ofte at det for eksempel er håndverkerbedrifter eller retail som trenger HR-system med fokus på mobiltelefon, ettersom de gjerne har mange medarbeidere som ikke har tilgang til pc i løpet av arbeidstiden. Og mobile løsninger har derfor lenge handlet om å gi denne typen medarbeiderne en nesten like god løsning som de med pc.

Men hvorfor skal ikke vi alle kunne ta en e-læring på toget til jobb eller føre reiseregningen vår mens vi er på reise? Og ikke minst; oppleve funksjonaliteten som minst like bra og gjerne bedre enn når vi gjør det via pc’en på kontoret?

Det er allerede utviklet god funksjonalitet for denne, men med gammel teknologi i bunnen kan vi oppleve at det er krevende å koble inn en tjeneste som eksempelvis analyserer bildet av kvitteringen og fyller ut reiseregningen for deg.

Vi har kommet til et punkt der all den funksjonaliteten vi ser i appene vi bruker privat har blitt mulig å knytte inn i de fremtidsrettede HR-systemene. Tjenester som maskinlæring, oversettelse, tale til tekst og kart er eksempler på funksjonalitet som HR-systemene knytter inn i løsningen sin som tjenester fra tredjepartsleverandører.

Noen velger å bygge nytt

Noen få leverandører har valgt å ikke utvikle nye grensesnitt til sine eksisterende systemer, men har i stedet satset på å skrive om store deler av grunnmuren i teknologien sin. Det er selvsagt mer ressurskrevende å bygge nytt enn å pusse opp, så disse legger ned betydelige ressurser på dette. Hvorfor velger de en slik krevende løsning? Mange vil hevde at du som sluttbruker ser jo ikke «grunnmuren» i systemet. Du vil få et pent system å bruke uansett. Men gammel grunnmur har noen utfordringer for oss som brukere også, selv om hovedargumentet for at de bygger på nytt er at det gir bedre fleksibilitet og høyere ytelse.

Valg av utviklingsverktøy

Fleksibilitet er ikke minst viktig i valg av utviklingsverktøy, ettersom disse har svært forskjellige styrker og svakheter. Med en skog av forskjellige verktøy utviklere kan lære seg, og like mange syn på hvilke som er best, er det vanskelig å velge en standard for fremtiden.

For endel år siden valgte en av de mest kjente norske systemleverandørene en teknologi fra en av de største aktørene og startet med sitt nye HR-system i den nye teknologien. Tre år etterpå varslet produsenten at teknologien skulle fases ut, og leverandøren tapte over tre år der alle de andre konkurrentene fikk et solid forsprang.

Mange utviklere foretrekker nå i større grad «agnostic technology», som betyr at man er åpen, objektiv og ikke forutinntatt med hensyn til hvilken teknologi som passer til hvilken oppgave. Skal man klare å utvikle forskjellige tekniske løsninger, og kunne nå kjernesystemene fra mange forskjellige teknologier og plattformer slik at man får sømløse, gode integrasjoner mellom alle moduler, kan man ikke henge igjen i gamle løsninger.

For bare et par år siden lanserte en nordisk HR-systemleverandør sitt helt nye system. Det var utviklet i Sverige for hele Norden. Så viste det seg at grunnstrukturen i systemet ikke var egnet til flere land og svenskene hadde ikke ivaretatt spesielle behov i de øvrige landene. Hele systemet ble skrinlagt og over 300 årsverk lagt ned i utviklingen var bortkastet. Eller var det det? Nå viser det seg at fordi løsningen ble laget av moduler som kunne gjenbrukes i leverandørens øvrige HR-løsninger kunne man plukke de modulene man var fornøyde med, gjøre mindre endringer og lansere dem én etter én med det gamle systemet som rammeverk.

Krav til arkitektur

Dagens dynamiske løsninger trenger en annen struktur enn de gamle stormaskinene, og skal de klare å håndtere store volum på en effektiv måte er vi avhengig av en gjennomtenkt arkitektur. De nye HR-løsningene ligger i skyen og når de nå etterhvert blir ekte «multi-tenant», det vil si at de har muligheten til å kjøre mange kunder i samme løsning, men samtidig klarer å ivareta tilgangsstyring og sikre at bruker, grupper og kunde bare har tilgang til sine data, vil stordriftsfordelene bli tydelige.

HR vil i dag ha systemene sine i skyen, men vi er litt uklare på hvorfor. IT-avdelingen krever dette med stor overbevisning. Og de har helt rett. Fra et teknisk ståsted finnes det mange glitrende argumenter for skyløsninger. Så det er klart vi skal i skyen! Men likevel har vi på HR ofte problemer med å finne de gode argumentene fra vårt ståsted. Er det fordi vi føler at vi ikke får det vi drømmer om? Ofte kan svaret være at vi ikke oppdager før det er for sent at teknologiske utfordringer gir oss begrensninger. Det er gjerne først når vi har satt systemet i drift at vi oppdager disse svakhetene.

Verdt innsatsen?

Nye gjennomførte, innovative, løsninger som passer for alle plattformer, og ikke bremses av en masse fartshumper og hindringer fra gammel teknologi. Det er dette de leverandørene som har valgt å starte fra bunnen av med blanke ark, håper de skal kunne gi oss i fremtiden - til en konkurransedyktig pris på lang sikt.

Når så mange har kunnet bruke opptil 5 år på redesign og vi likevel sitter igjen med en følelse av at «dette var ikke så fancy likevel», kan det fort vise seg å være verdt innsatsen til de som har valgt å rive opp og bygge nytt. Kanskje kan vi håpe på flere systemer som får oss til å glede oss over det vi har kjøpt, ikke bare irritere oss over at det ikke var helt det vi forventet.

Skal vi på HR kunne forstå valgene våre helt ut er vi avhengig av hjelp. Ett sted du kan søke etter slik bistand er hos IT-avdelingen. Vi ser nå at halvparten av tunge HR-anskaffelser har nesten like stor forankring i IT som i HR.

Artikkelen er skrevet av Martin Jonassen som er ekspert på HR-systemer og prosesser knyttet til lønns- og personalfaget. Gjennom sitt konsulentselskap arbeider han med rådgivning til bedrifter som vurderer  å bytte lønns- og personaldatasystem, outsource lønnstjenesten eller effektivisere lønns- og personalarbeidet. Martin Jonassen har en fast spalte i fagtidsskriftet Personal og Ledelse hvor han skriver om HR teknologi. Artikkelen har tidligere stått  på trykk i Personal og Ledelse nr. 7/2019.