De 10 e-postreglene

1. Du skal vite hva du vil

Spør deg selv: Hva vil jeg oppnå, og hvordan vil jeg at mottakeren av e-posten skal reagere? En god teknikk er å sjekke at e-posten gir svar på følgende: Hvem? Hva? Hvorfor? Hvordan? Hvor? Når?

2. Lag en informativ overskrift

Sørg for at mottakeren forstår det viktigste i ditt budskap ved første øyekast.

3. Si det viktigste først

Presenter den viktigste informasjonen i første setningen. Fortsett deretter med de mindre viktige punktene.

4. Vurder sirkulasjonslisten nøye

Tenk deg om før du klikker på ”svar alle”. Vurder listen nøye før du sender beskjed til store grupper.

5. Ikke send kopi av alt til sjefen

Ikke send melding til andre enn dem du trenger å kontakte for å oppnå resultater.

6. Ikke send vedlegg i utide

Gi heller beskjed om hvor informasjonen kan finnes, for eksempel på intranettet, eller legg ved en link. Eventuelt legg teksten direkte i selve e-posten, ikke som vedlegg.

7. Slett mer enn du lagrer

Det meste får du aldri mer bruk for. Slett det du ikke trenger med en gang.

8. Lag gode rutiner for saksbehandling.

Vurder om e-posten skal kastes, behandles, utsettes, distribueres eller lagres. Opprett oversiktlige mapper for det du skal beholde, og lagre det der.

9. Vær forsiktig med følelseutbrudd.

Send ikke e-post når du er sint eller utslitt. Det du skriver i en e-post kan bli lagret eller videresendt.

10. Si det viktigste ansikt til ansikt.

I en samtale kan du spille på flere sanser, kroppsspråk og tonasjon. Det gir bedre kommunikasjon og færre misforståelser.