(Ill.foto: Colourbox)
(Ill.foto: Colourbox)

Må vi stryke plusstimene til ansatte som har stått på ekstra?

UKENS HR DILEMMA: En virksomhet har i lengre tid hatt det travelt og noen medarbeidere har opparbeidet seg en stor saldo med pluss-timer som de ikke får avspasert. Nå lurer lederen på om timene må strykes ved årsskiftet. Les svaret fra vår HR ekspert Mette Reiten i Compendia.

Publisert

Hei!
Denne høsten har vært travel hos oss, spesielt etter at en medarbeider sluttet i august. Mye arbeid har falt på to i avdelingen som har måttet jobbe ekstra mye.

Vi har rutiner som sier at plusstimer skal avspaseres underveis, men det har ikke vært lett å avspasere når oppgavene har vært så mange. De samme rutinene sier at en medarbeider maksimalt kan overføre 45 timer til neste år, resten blir strøket.

Nå har vi en utfordring fordi de to medarbeiderne har opparbeidet en stor saldo med pluss-timer. Jeg kjenner på at det vil være urimelig overfor disse to å stryke overskytende timer, når de hele høsten har strukket seg svært langt for å få kabalen til å gå opp. Men gjør vi et unntak for dem nå, får vi garantert reaksjoner fra andre medarbeidere.

Når en medarbeider strekker seg langt for arbeidsgiver og står på ekstra for å løse arbeidsoppgaver som hoper seg opp, er det demotiverende å ende opp med å jobbe gratis. Motivasjon er viktig for trivselen, evnen og viljen til å gjøre en god jobb. Derfor kan demotiverte medarbeidere koste virksomheten dyrt. I tillegg høres det ut som at du selv mener at dette vil være urimelig, og den tanken er det sannsynligvis riktig å følge opp.

Hva kunne vi gjort annerledes?

Før du bestemmer deg for hva du gjør i denne saken, kan det være lurt å være litt etterpåklok. Spør deg hva du kunne gjort for å unngå å komme i en slik situasjon. Det kan gjøre det enklere å se hva som er den beste løsningen i dette konkrete tilfellet.

Vårt inntrykk er at mange virksomheter ikke tar en nødvendig fot i bakken og vurderer alternative fremgangsmåter når arbeidsoppgaver står i kø. De fortsetter som før inntil det sier stopp, for eksempel fordi medarbeideren med spesialkompetanse har overskredet lovens grense for overtid. Da er det nyttig lærdom å hente ved å spørre seg: Hva kunne vi gjort annerledes?

Etterpåklokskapen kan resultere i nye eller klarere retningslinjer, både for leder og medarbeider. Og da bør utfallet av denne saken samsvare med de nye retningslinjene, og ikke slå bena under dem.

Betalt eller gratis arbeidsinnsats?

En ting er å velge frivillig å utføre arbeidsoppgaver uten å få betalt for det. Noe annet er det å havne ufrivillig i en slik situasjon, når man trodde man ville få lønn for de ekstra timene, eller en mulighet til å ta dem ut i fri senere.

Det kan være ulike grunner til at noen velger å jobbe gratis. Arbeidstaker kan for eksempel oppnå andre fordeler, som en god referanse eller en verdifull arbeidserfaring vedkommende trenger for å nå et karrieremål. Eller, kanskje er situasjonen i virksomheten så prekær at arbeidstaker ønsker å gjøre en ekstra innsats, rett og slett for å beholde arbeidsplassen sin.

Normalsituasjonen i arbeidslivet er likevel at arbeidstaker stiller sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver mot å få lønn for det. Er ekstrainnsatsen overtidsarbeid, skal den i tillegg godtgjøres med et overtidstillegg på minst 40 prosent.

Rutiner
En ting du kunne gjort for å unngå en negativ og potensielt demotiverende overraskelse, var å avklare med de ansatte på forhånd hvilke forutsetninger som gjelder.

Du skriver at dere har en grense på 45 timer som kan overføres til året etter. Jeg går ut fra at regelen er godt kjent i virksomheten. Arbeidsgiver har ansvar for å ha kontroll og planlegge arbeidstiden til sine medarbeidere.

De to arbeidstakerne du her snakker om har helt sikkert underveis både tenkt og lurt på hva som vil skje uten at spørsmålene er tatt opp og blitt avklart. Jeg vet jo ikke hva som er grunnen til at spørsmålet rundt opphoping av timer ikke er tatt opp tidligere, men jeg tenker at denne uklarheten er det arbeidsgiver som må ta ansvaret for i en situasjon som denne.

En ansatt mindre
Du forteller ikke om stillingen bare midlertidig står ledig fordi ny medarbeider ikke er ansatt ennå, eller om medarbeideren som har sluttet ikke vil bli erstattet.

Hvis en virksomhet må klare seg med lavere bemanning over tid, mens arbeidsoppgavene fortsatt er de samme, må ledelsen prioritere hvilke oppgaver som fortsatt skal utføres, og hva som kan eller må vente.

Kanskje er det mulig å endre rutiner, sette noen oppgaver ut til andre, eller frigjøre tid hos de aktuelle medarbeiderne ved hjelp av andre typer effektiviseringstiltak. Inviter medarbeiderne dine til å komme med innspill. Det er ikke usannsynlig at de har gode idéer til hvordan dere kan løse situasjonen.

Hvordan løse problemet?
Så til spørsmålet om hva du kan gjøre for å bøte på situasjonen slik den nå er blitt. Bør du gi en godtgjørelse for arbeidet til disse to på tvers av de reglene som normalt gjelder i virksomheten?

Mine råd:

  • Vurder hele situasjonen - Hva tenker du når du er etterpåklok?

Har medarbeiderne egentlig utført overtidsarbeid, eller har de selv valgt å jobbe ekstra?

Hvordan har lignende saker blitt løst?

Hva vil være en rimelig løsning, og hva vil være rett?

  • Hvis du kommer til at det er rett å gjøre opp for timene til disse to, vær åpen og sørg for at dere samtidig innfører klarerer retningslinjer for hvordan dette skal håndteres i framtiden.

Risikoen for støy fra andre kolleger er større hvis de selv ufrivillig har jobbet gratis i en tilsvarende situasjon, og nå ser at andre blir behandlet bedre.

Dere kan ikke gjøre så mye med gamle synder, men det er et positivt signal til alle hvis dere sier at dere nå ønsker å rydde opp og sørge for at ansatte ikke skal måtte jobbe gratis når det er virksomheten som har et klart behov for at de gjør en ekstrainnsats.

Samtidig må dere da innføre rutiner som gjør det tydelig hvilket ansvar leder har for oppfølging underveis, og om det er noe arbeidstakeren selv har ansvar for å si fra om eller etterspørre.

Lykke til!!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no.

Ledernetts HR ekspert:
Mette K. Reiten har over 20 års erfaring i HR-faget. Til daglig jobber hun som leder i avd. for Personal & Ledelse i Compendia.

Har du en utfordring på jobb?
Dersom du er leder, og står ovenfor et vanskelig dilemma som gjelder dine medarbeidere, kan du sende oss spørsmål til e-post karine(at)askmedia.no.  
Merk din e-post med Ukens dilemma.