Du er her

Kan vi la én medarbeider overføre plusstimer – men ikke en annen?

UKENS HR-DILEMMA: En leder har to medarbeidere som ønsker å overføre plusstimer til neste år. Kan hun forskjellsbehandle dem?
Av Redaksjonen
Publisert 18.11.2018 11:54

Kan vi la én medarbeider overføre plusstimer – men ikke en annen?

 Vi har i år hatt stort fokus på at overføring av ferie bare skal skje helt unntaksvis, og mange av de ansatte tar ut resten av feriedagene sine i løpet av november og desember. Det som nå dukker opp er to personer som begge har mange pluss-timer på saldo, og det blir vanskelig å få til avspasering på toppen av feriedagene.

I avdelingen vår har vi hatt en langtidssyk arbeidstaker i år, og en av arbeidstakerne som har mange pluss timer har tatt mye ansvar i den forbindelse. Når det gjelder den andre er jeg mer overraket over at timesaldoen er så høy. Han har ikke hatt noen ekstra oppgaver ut over sin vanlige arbeidsavtale. Det følger av våre interne rutiner at vi kan ta med oss 20 plusstimer over til neste år. Timer over denne grensen blir strøket. Vi får alltid spørsmål når det nærmer seg nyttår om det er mulig å få utbetalt noen av pluss-timene som ikke overføres, og i år har jeg tenkt at det vil jeg si ja til for den ene arbeidstakeren og ikke den andre. Jeg er forberedt på bråk fra han som ikke får og lurer på om du har noen råd.

Plusstimer eller overtid?
Du sier at den ene arbeidstakeren med mange plusstimer har tatt mye ansvar i forbindelse med sykefravær i avdelingen. Er det riktig at disse timene hun har jobbet ekstra skal vurderes som vanlige plusstimer som hun risikerer å måtte stryke? Når sykefravær fører til at andre må jobbe ekstra er det sannsynligvis riktig å registrere disse timene som overtid og ikke som vanlige pluss-timer. Hvis du mener at overtid hadde vært den riktige måten å løse sykefraværet i avdelingen på så bør dere rydde opp med å betale ut pluss-timene.

Videre sier du at du ikke forstår hvorfor den andre arbeidstakeren har så mange pluss-timer. Dette må du snakke med han om og spørre om hva som ligger bak. Noen liker å jobbe litt ekstra på det jevne, men det betyr ikke at det strengt tatt er nødvendig, og det betyr heller ikke at det utløser noen automatisk rett på betaling for disse timene.

Regelmessig oppfølging av timesaldo
Å ha fleksibel arbeidstid innebærer som regel også muligheter for å opparbeide seg en saldo med pluss timer. Så langt det er mulig ut fra arbeidet og stillingens karakter er det viktig at ansatte selv har muligheter for å planlegge og organisere arbeidet sitt. Det er imidlertid viktig at både arbeidstaker og leder er klar over hvor mange timer som til enhver tid står på timesaldoen. Dette henger videre sammen med at leder skal ha oversikten over hvordan arbeidsbelastningen er for den enkelte. Har vedkommende for mye å gjøre eller tvert imot ledig kapasitet?  Enkelte liker å jobbe mye i perioder for så å ha muligheten for å ta fri innimellom. Der dette er mulig er det selvsagt positivt for arbeidstaker. Hvis en har tett dialog vil ikke mengder med plusstimer hope seg opp uten at leder er orientert om hvorfor.

Plusstimer bør avspaseres fortløpende slik at de ikke hoper seg opp. Plan for avspasering hører også med til det å følge opp arbeidstid og arbeidsbelastning.

Er det rettferdig å forskjellsbehandle?
Du sier at du ønsker å betale ut plusstimene til den ene arbeidstakeren men ikke til den andre. Jeg vet jo ikke noe om hva slags dialog dere har hatt underveis gjennom året, men du må uansett ta en ærlig samtale med begge arbeidstakerne nå.

Til hun som har tatt ekstra ansvar i forbindelse med sykefraværet i avdelingen er det viktig at du anerkjenner dette og sier at du ønsker å betale henne for den ekstra innsatsen hun har gjort. Hvis det ikke er spesielle grunner for at den andre arbeidstakeren skal få betaling for timene som ikke overføres er det naturlig å legge den generelle rutinen dere har til grunn.  Slik du har beskrevet situasjonen framstår det for meg som at du har en saklig grunn til å forskjellsbehandle de to arbeidstakerne i forhold til betaling av timer som ikke overføres.

Mine råd:

  • Ta en samtale med begge enkeltvis og forklar saklig hva du tenker og hvorfor.
  • Planlegg for neste år at du i oppfølgingssamtalene med dine medarbeidere har et fast punkt som omhandler arbeidsbelastning, timesaldo og plan for uttak av plusstimer.
  • Følg opp at dere har orden på hva som i realiteten er overtid og hva som er plusstid

Lykke til!

Faktaboks

Ledernetts HR ekspert:
Mette K. Reiten har over 20 års erfaring i HR-faget. Til daglig jobber hun som leder i avd. for Personal & Ledelse i Compendia.

Har du en utfordring på jobb?
Dersom du er leder, og står ovenfor et vanskelig dilemma som gjelder dine medarbeidere, kan du sende oss spørsmål til e-post karine (at )askmedia.no.  
Merk din e-post med Ukens dilemma.

Har du leder eller HR-ansvar? Hold deg faglig oppdatert med Personal og Ledelse

- Bestill abonnement

- Last ned enkeltsider eller utgaver av bladet

- Besøk oss på facebook

- Meld deg på vårt gratis nyhetsbrev

- Prøveles Personal og Ledelse nr. 3/2016 - Helt gratis!