Du er her

Hva gjør vi når restferien hoper seg opp?

UKENS HR-DILEMMA: Hva kan lederen gjøre når en ivrig medarbeider har mye ferie som ikke er tatt ut i løpet av året?
Av Redaksjonen
Publisert 30.10.2018 10:12

Jeg er ny leder og holder på med oppfølging av restferie. En av mine medarbeidere har mye ferie som ikke er tatt ut. Han hadde tre uker ferie i sommer, men har ferie overført både fra i fjor og sikkert fra tidligere år også. Han har en svært selvstendig jobb og er typen som jobber mye og gir uttrykk for at han liker å jobbe mye, og er vant med å styre både arbeidstid og ferie temmelig fritt gjennom mange år.

For meg er det viktig å ha rutiner som sikrer at ferien blir tatt ut i riktig ferieår, slik at alle ansatt får tilstrekkelig ferie og avkobling.

Jeg vet at jeg kan gå langt i å bruke styringsretten og pålegge ferieuttak, men er usikker på hvordan utfallet av det ville blitt. Vi skal rydde opp og følge loven, men jeg ønsker mest av alt å finne løsninger som ikke skaper dårlig stemning. Har du noen innspill til meg?

Arbeidstakere som strekker seg langt
Arbeidstakere som er glad i jobben sin og som villig står på ekstra er alle arbeidsgiveres ønske, og det er viktig og behandle dem bra. Det betyr imidlertid ikke at en ikke kan sette rammer og grenser (som for alle arbeidstakere). Det er viktig å snakke sammen slik at en kommer til felles forståelse for situasjonen.

Det kan være en utfordring for denne typen arbeidstakere å sette grenser slik at det blir en sunn balanse mellom jobb og fritid. Hvis han i tillegg har en fri og selvstendig stilling er det fort gjort at rammer for både arbeidstid og ferie sklir ut. Dermed kan resultatet bli lange arbeidsdager og lite ferie. Derfor er det viktig for dere å få på plass klare rutiner for oppfølging av ferie, som også må gjelde arbeidstakere som han.

Som leder er det svært viktig at du «ser» denne arbeidstakeren, og at du sier at du ser han, jobben han gjør og at han jobber mye.

Si det som det er
Som regel finner en de beste løsningene i fellesskap, og jeg ville tatt dette opp med arbeidstakeren. Det er naturlig å snakke om at du ser at han jobber mye, og at du derfor også er opptatt av at han tar ferien sin slik at han ikke sliter seg ut.

Du sier at ferien sannsynligvis har hopet seg opp over flere år. Det er ikke sikkert at tidligere ledere har snakket med han direkte om dette før? Hvis det ikke er tydelig uttalt hos dere at hele ferien skal planlegges hvert år er det lett å tenke at det ikke har noe å si om en har for mange ferieuker til gode. Mange tenker ikke over at det er et poeng å avvikle ferie i riktig ferieår. Kanskje tenker en heller at det ikke er noen vits å ta ut ferien hvis en ikke har noe spesielle ferieplaner. Det er et lederansvar å følge dette opp.

Etter at dere har snakket om hva mål og ønske er, kan det være smart å være spørrende til hva han tenker. Hva med å ta ut noen feriedager i løpet av november og desember?

Hvis feriesaldoen har bygget seg opp over flere år er det kanskje en rimelig løsning å tenke at dere også bygger den ned/reduserer den over litt tid.

Plan for i år og neste år
Det er viktig å legge en god plan for hvordan feriesaldoen kan bygges ned. Hvordan ser han for seg resten av 2018, og hva kan planlegges i 2019? All ferie som ikke er tatt ut 31.12.2018 overføres til 2019 og i tillegg får han nye ferieuker i 2019. Avhengig av hvor mye ferie som overføres kan det også tenkes at det er realistisk å være ajour først innen 31.12.2020? Dette henger selvsagt sammen med hans arbeidssituasjon og muligheter for å ta fri.

Vær også klar over at hvis dere har avtale om 5 uker ferie (de fleste har det nå), så er ikke den regulert av ferieloven. Ferie etter ferieloven kan ikke betales ut i stedet for å avvikles, men det kan være andre regler for ferie som følge av tariffavtale eller administrative rutiner nedfelt i en personalhåndbok eller liknende. Undersøk derfor muligheten for å utbetale 5 feriedager. Dette forutsetter selvsagt at arbeidstaker selv ønsker det.

Mine råd:

  • Planlegg og avtal en samtale med vedkommende hvor du tar opp arbeidssituasjon, feriesaldo og arbeidsgivers mål om å ta ut ferie i rett ferieår.
  • Undersøk muligheter for å betale ut eventuelle avtalefestede feriedager.
  • Be han om å sette opp en plan for hvordan han kan se for seg nedbygging av feriesaldoen fra nå og gjennom 2019.
  • Avtal et nytt møte for å følge opp.

Lykke til!

Faktaboks

Ledernetts HR ekspert:
Mette K. Reiten har over 20 års erfaring i HR-faget. Til daglig jobber hun som leder i avd. for Personal & Ledelse i Compendia.

Har du en utfordring på jobb?
Dersom du er leder, og står ovenfor et vanskelig dilemma som gjelder dine medarbeidere, kan du sende oss spørsmål til e-post karine (at )askmedia.no.  
Merk din e-post med Ukens dilemma.

Har du leder eller HR-ansvar? Hold deg faglig oppdatert med Personal og Ledelse

- Bestill abonnement

- Last ned enkeltsider eller utgaver av bladet

- Besøk oss på facebook

- Meld deg på vårt gratis nyhetsbrev

- Prøveles Personal og Ledelse nr. 3/2016 - Helt gratis!